최병조 (서울특별시교육청 행정관리담당관, 주무관)
우리들의 업무 일상
서울특별시교육청 교직원은 누구나 출근하면 우선 PC를 켜고 업무처리를 위해 업무포털로 로그인하여 에듀파인에서 업무 메일, 메모를 확인하고 나이스 복무 처리 등 업무를 처리한다.
그리고 대부분 바탕화면에 있는 센메신저(학교는 학교별 메신저)에 로그인하여 쪽지나 업무 처리를 위해 대화 및 파일 전송을 시도한다. 그러다가 도중에 메일 확인을 위해 업무포털에 있는 업무메일 또는 센메일로 들어가 본다. 하루 종일 흩어져 있는 업무포털 메일, 메신저, 센메일 등을 오락가락 하며 업무를 처리하느라 바쁘다. 그러나 이마저도 집이나 출장지에서는 메신저 파일 전송이 안 되어 업무관리시스템 메일이나 센메일을 이용해야 해서 엄청 불편하고 처리에 시간이 오래 걸린다. PC가 없는 곳에서는 더욱 막막하다. ‘참 설문조사도 해야 하는데 어디서 할까? 공지도 띄워야 하는데…. 오늘도 이러다 하루가 다 지나갔다. 초과근무를 해야 하나?’
메시지 확인, 파일공유, 메일 송수신, 설문조사 이러한 업무를 한곳에서 처리하는 시스템은 없는 것일까?
빠른 업무 처리 요구 증대
코로나19 팬데믹 대응과 온택트 시대 도래로 교육청과 학교 교직원들은 사무실, 집, 출장지 등 언제 어디서나 빠르게 업무 처리를 해야 했다. 이미 비대면, 시·공간을 초월한 업무환경 변화를 경험하며 민간에서 공공까지 스마트워크 도입 사례가 늘어나고, 디지털 업무환경으로의 전환이 가속화되고 있음을 체감했다.
우리 교육 현장에서도 언제 어디서나 다양한 업무환경 변화에 대응하고 편리한 일 처리 및 소통·협업을 위한 스마트 행정지원 플랫폼에 대한 요구가 증가하고 있다. 이는 지난해 추진한 ‘중장기 정보화 전략 계획(ISP: Information Strategy Planning)’ 중 학교 대상으로 실시한 설문 결과에서도 교육청과 학교 간 협업플랫폼이 필요하다는 응답이 63.4%에 달하는 것으로 표명되었다.
센클라우드 도입 배경
현재 교육청과 학교에서 사용하고 있는 센메신저는 2010년도에 도입한 노후 메신저 시스템으로, 신기술의 발전과 함께 유연한 근무환경이 요구되는 시대에 소통·협업을 이어가기에는 한계가 있다. 기능상의 한계와 불편함으로 인해 학교 사용률도 저조한 편이며 이로 인해 각급학교는 매년 사용료를 지출하며 보안 취약의 우려가 있는 상용메신저를 사용하는 등 여전히 교직원 간 소통·협업에 불편함과 비효율적인 업무 처리를 겪고 있다.
이를 개선하기 위해 서울특별시교육청에서는 교직원 사용자의 요구사항을 반영해 지난해 하반기부터 통합협업플랫폼 구축에 대한 기획을 추진하여 전국 시도 교육청 최초로 자체 구축한 교직원 맞춤형 소통·협업 플랫폼인 ‘센클라우드’를 4월에 개통하게 되었다.
‘센클라우드(통합협업플랫폼)’는 소통·협업의 편리한 일처리 및 디지털 행정혁신을 위해 전국 시도 교육청 최초로 구축하여 2023년 4월에 1차 전체 행정기관, 5월에 2차 전체 학교까지 개통하여 교직원 10만 명이 사용할 클라우드 기반의 온라인 업무 협업시스템이다.
센클라우드 소개 및 특징
[소통 채널 일원화] 교육청 및 학교 교직원 10만 명이 언제 어디서나 누구나 사용 가능토록 자체 보안이 강화된 클라우드로 구축하여 항시 유기적인 소통이 가능하다.
[다양한 협업 도구] 센클라우드는 조직도, 메시지, 게시판, 캘린더, 설문, 메일, 저장소, 문서공동편집, 화상회의까지 업무에 필요한 모든 협업 소통 기능을 담고 있다.
[쉬운 접속/초대] 조직도 및 SSO를 자동 연계하여 별도의 회원가입이나 로그인 절차 없이 업무포털과 연계하여 편리하게 접속 가능하며, 교육청 전체 조직도를 검색하여 조직이나 구성원을 손쉽게 메신저(대화방)로 초대할 수 있다.
[편리한 사용성] 메신저(대화방) 기반의 직관적인 인터페이스를 적용하여 처음 접하는 사용자도 쉽게 이해하고 사용할 수 있도록 하였다.
[프로젝트 수행 용이] 대화방 내에서 클라우드 저장소, 일정관리, 문서 공동편집, 화상회의 등 다양한 기능을 통합 제공하므로 각종 팀 프로젝트나 공동 작업이 용이하다. 센클라우드를 활용하면 각자의 위치나 시간에 맞추지 않고도 여러 사람이 동시에 작업할 수 있다. 협업 공간에서 여러 사람이 동시에 작업을 하며 논의나 피드백을 주고받을 수 있고 이를 통해 각자의 아이디어를 공유하고 소통·협업할 수 있게 된다. 예를 들어 팀 프로젝트나 TF를 진행할 때, 교사들이 수업 자료를 공유하고 수정할 때, 그 외에 교육청에서 업무를 효율적으로 관리하기 위해 다양하게 활용될 수 있을 것이다.
[사용 매체 확장] PC, 노트북 외의 모바일 기기에서도 메시지, 영상회의, 문서공유, 일정관리 등이 가능하기 때문에 출장 중이나 이동 시에도 간편하고 신속한 업무처리가 가능하다.
[저장소 제공] 개인/그룹 저장소를 활용하여 각종 업무 및 교수학습자료를 클라우드상에 저장, 공유하여 언제 어디서나 쉽게 활용이 가능하다. 기존에 메일, 상용서비스, USB 등을 통하여 저장, 공유하던 방식의 보안 취약 요소 및 불편함이 해소될 수 있다. 센클라우드 내 공동저장소를 활용하면 작업 내용을 즉시 공유하고 협업하면서 중복된 업무를 줄이고 업무 효율을 높일 수 있게 된다.
[안전한 환경] 센클라우드는 교육청 차원에서 통합 인프라 관리와 보안시스템이 장착되어 관리의 효율성을 높이고 검증받은 강력한 보안을 확보하였다. 교육청 내부에 보안이 확보된 클라우드 서버를 이용하여 데이터 유출 등의 문제를 방지할 수 있고, 데이터 백업이 자동으로 이루어져 데이터의 안정성도 보장할 수 있게 된다.
<센클라우드 개념도>
<센클라우드 도입효과>
센클라우드 도입으로 디지털 업무혁신을 기대하며
AI 인공지능 기술이 날로 발전하고 시·공간을 초월한 스마트한 업무환경 변화 속에서 센클라우드의 도입은 교육청 및 학교 교직원 10만 명의 소통·협업을 위한 스마트한 도구로써 교직원 업무 환경 개선에 획기적인 역할을 수행할 것이다. 교육청 및 학교의 소통 채널 일원화로 교직원 간의 유기적인 협업을 가능하게 하여 빠른 일 처리로 업무가 경감되며, 스마트한 협업 도구 사용으로 교직원 업무 만족도가 대폭 향상되리라 기대해 본다. 나아가 클라우드를 통한 업무 방식 개선, 유연한 근무환경 제공 등 조직문화 발전과 종이 없는 회의 및 보고 문화 개선 등으로 생태문화 환경 조성에도 기여할 것이다. 서울특별시교육청은 센클라우드 도입을 디지털 업무혁신의 초석으로 삼아 교육현장의 스마트한 업무 자동화를 위한 디지털 업무혁신을 위해 더욱 노력하고 발전시켜 나갈 것이다.